Hướng dẫn các kế toán sắp xếp hồ sơ một cách khoa học

Sắp xếp hồ sơ là một công đoạn rất quan trọng mà nhiều người thường hay không quan tâm của kế toán. Bởi vì các bạn thường nghĩ rằng đây là một công việc phụ và không có ích trong công việc của mình. Tuy nhiên thực tế ngược lại, khi sắp xếp hồ sơ hợp lý sẽ giúp cho công việc của bạn được trôi chảy và thuận lợi hơn rất nhiều lần. Vì kế toán là một nghề đòi hỏi về mặt chính xác và thời gian cho nên thứ tự và vị trí của các hồ sơ có thể giúp cho việc hoàn thành nhiệm vụ của bạn tốt. Do đó bài viết về hôm nay cung cấp cho bạn các thủ thuật sắp xếp hồ sơ sao cho thật khoa học để công việc của chúng ta trở nên trôi chảy và nhịp nhàng hơn nhiều.

Cách sắp xếp chứng từ thật chính xác

Chứng từ là một bộ phận không thể thiếu trong ngành nghề kế toán, do đó bảo quản giữ gìn nó thật kĩ lưỡng cũng sẽ giúp ích rất nhiều. Đối với chúng từ điều kiện quan trọng hơn hết của việc sắp xếp đó là sắp xếp theo đúng thứ tự ngày tháng mà nó xuất hiện trong lịch trình tài chính của công ty. Như vậy đến khi chúng ta cần phải kết toán, hạch toán và quyết toán cuối năm thì thời gian đã sẵn có để chúng ta tìm lại hồ sơ.

Cần sắp xếp chứng từ theo thứ tự thời gian

Điều quan trọng thứ hai chính là chúng ta phải sắp xếp các hồ sơ theo các mục như: đâu là đầu vào và đâu là ra, đâu là hóa đơn và đâu là các phiếu xuất nhập kho. Phân loại thật cẩn thận như thế sẽ giúp cho bạn dễ tìm hơn, cũng như là khi phải kẹp hóa đơn cùng với sổ sách kế toán thì sẽ dễ dàng tìm và sau in nhanh chóng.

Cách sắp xếp các báo cáo để nộp cho cơ quan thuế một cách thật khoa học

Không chỉ các chứng từ cần lưu trữ tại công ty, mà các báo cáo hồ sơ kê khai đã nộp cho cơ quan thuế hoặc các cơ quan có thẩm quyền mà các kế toán cảm thấy nhất định phải giữ lại, cũng cần phải được sắp xếp một cách hợp lý và chính xác. Cũng như chứng từ, quan trọng hết hơn hết là một thời gian của các loại báo cáo phải đúng, để khi cơ quan thuế đến kiểm tra thì có thể lấy ngay mà không phải rề ra, chậm chạp gây mất thời gian cho cả đôi bên.

Báo cáo cần được phân loại hợp lý

Các loại báo cáo thường kỳ thì nên sắp xếp chung với nhau, để khi có nhiệm vụ cần sử dụng đến thì ngay lập tức có thể tìm thấy. Còn các loại ít sử dụng thì có thể cất gọn gàng ở một khu vực không quan trọng, để tiết kiệm chỗ trống đồng thời tạo vẻ thẩm mỹ và gọn gàng cho các kệ tủ sắp xếp, nhưng vẫn phải dựa trên các tiêu chí mà làm cho các hồ sơ này thật nghiêm túc và hoàn chỉnh.

Sử dụng dịch vụ sổ sách kế toán

Việt sắp xếp hồ sơ kế toán là việc của mỗi kế toán tại công ty. Tuy nhiên nếu như có thể sử dụng dịch vụ sổ sách kế toán vì các hồ sơ này sẽ được hoàn thiện theo đúng lịch trình, và từ đó có thể làm cho mọi việc trở nên khoa học hơn như là chính xác hơn. Các dịch vụ hồ sơ và sổ sách kế toán sẽ đảm bảo mọi chứng từ và báo cáo của bạn được hoàn thiện, dựa trên cơ sở nghiêm túc và đúng thời gian.