Tư vấn miễn phí 
Sổ sách kế toán là 1 trong những loại sổ sách được thiết kế rất khoa học và hợp lý. Sổ kế toán dùng để liên hệ qua lại với nhau hay dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các phương pháp kế toán dựa trên cơ sở những số liệu các chứng từ kế toán. Để hiểu rõ hơn về quy trình làm sổ sách kế toán thì hãy cùng Lasun.vn chúng tôi tìm hiểu ở bài viết sau đây nhé.
Sổ sách kế toán là gì?
Sổ kế toán thường dùng để ghi chép cũng như hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính có thể phát sinh theo nội dung kinh tế theo đúng trình tự thời gian có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Thông thường mỗi doanh nghiệp sẽ có một hệ thống sổ kế toán khác nhau cho một kỳ kế toán. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về sổ sách kế toán trong Luật Kế toán, đã được quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều trong lĩnh vực kinh doanh.
Doanh nghiệp sẽ được tự xây dựng biểu mẫu sổ sách kế toán cho riêng mình nhưng doanh nghiệp phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch cũng như dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu nhất. Trong trường hợp bạn không tự xây dựng được biểu mẫu về sổ kế toán thì doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu của sổ sách kế toán theo đúng hướng dẫn về thông tư này nếu phù hợp với các đặc điểm quản lý cũng như hoạt động kinh doanh của mình.
Tùy theo từng đặc điểm hoạt động cũng như yêu cầu quản lý của doanh nghiệp khi tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình trên cơ sở về việc đảm bảo thông tin về các giao dịch đã được phản ánh đầy đủ, kịp thời cũng như dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và đối chiếu nhất. Trong trường hợp doanh nghiệp bạn không tự xây dựng được hình thức ghi sổ sách kế toán cho riêng mình thì doanh nghiệp bạn có thể áp dụng các hình thức sổ kế toán đã được hướng dẫn theo đúng pháp luật để lập Báo cáo tài chính sao cho phù hợp với đặc điểm quản lý cũng như các hoạt động kinh doanh của mình.
Sổ sách kế toán
Quy trình làm sổ sách kế toán tại laSun
- Mở sổ:
+ Sổ sách kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán của năm. Đối với những doanh nghiệp mới thành lập thì sổ sách kế toán cần phải mở từ ngày thành lập. Do đó, người đại diện theo pháp luật cũng như kế toán trưởng của doanh nghiệp phải có trách nhiệm ký duyệt các loại sổ sách kế toán.
+ Sổ sách kế toán có thể được đóng thành quyển hoặc là để tờ rời. Bên cạnh đó, các tờ sổ khi dùng xong phải được đóng thành quyển để lưu trữ tốt nhất. Nhưng trước khi dùng thì sổ sách kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:
– Đối với sổ kế toán dạng quyển:
+ Trang đầu của loại sổ kế toán dạng quyển phải ghi rõ tên của doanh nghiệp cùng với tên sổ, ngày mở sổ hay là niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ cũng như ghi sổ của kế toán trưởng cùng với người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc là ngày chuyển giao cho người khác. Lưu ý là sổ sách kế toán phải được đánh số trang từ trang đầu cho đến trang cuối và giữa hai trang sổ phải được đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
– Đối với sổ tờ rời:
+ Đầu của mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên của doanh nghiệp cùng với số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng cũng như họ tên người giữ và ghi sổ. Bên cạnh đó, các tờ rời trước khi sử dụng phải được giám đốc của doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng là sổ tờ rời.
+ Lưu ý, các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo đúng thứ tự các tài khoản kế toán, để đảm bảo sự an toàn và dễ tìm nhất.
Mở sổ
- Ghi sổ:
+ Việc ghi sổ sách kế toán cần phải căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra để bảo đảm các quy định về những chứng từ kế toán. Bên cạnh đó, mọi số liệu được ghi trên sổ sách kế toán bắt buộc phải có các chứng từ kế toán hợp pháp và hợp lý để chứng minh.
Ghi sổ
- Khoá sổ:
+ Cuối kỳ kế toán thì doanh nghiệp cần phải khoá sổ kế toán trước khi lập Báo cáo tài chính. Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp tiến hành kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo đúng quy định của pháp luật.
+ Đối với người ghi sổ sách kế toán thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán thì cần phải ký và ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề cùng với tên và địa chỉ của Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Nhưng người ghi sổ kế toán là các cá nhân hành nghề thì cần phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.
Khoá sổ
- Sửa chữa sổ kế toán:
+ Khi doanh nghiệp bạn phát hiện sổ kế toán của kỳ báo cáo có sai sót gì thì cần phải sửa chữa bằng phương pháp phù hợp theo đúng quy định của Luật kế toán.
+ Trường hợp nếu doanh nghiệp phát hiện sai sót trong các kỳ trước, lúc này doanh nghiệp cần phải điều chỉnh hồi tố theo đúng quy định của chuẩn mực kế toán.
Các loại sổ sách kế toán cần phải giải trình thanh tra thuế
Thông thường, nếu hết một năm tài chính thì doanh nghiệp sẽ có rất nhiều loại sổ sách, chứng từ kế toán cần phải tổng hợp lại để có thể lưu trữ nội bộ cũng như dùng cho các hoạt động kiểm tra sau này dễ dàng hơn đối với các cơ quan chi cục Thuế. Vậy thì những loại sổ sách kế toán cần phải giải trình với thanh tra thuế là:
- Sổ cái:
+ Đây là loại bìa xanh chuyên dùng.
+ In toàn bộ sổ cái của từng tháng một.
- Các loại chứng từ thu chi và khai báo thuế:
+ Bìa ngoài màu xanh chuyên dùng.
- Hồ sơ bao gồm:
+ Báo cáo thuế theo tháng, quý.
+ Bảng kê phụ lục bán ra và mua vào hàng tháng, quý.
+ Giấy xác nhận nộp tờ khai qua mạng của tổng cục thuế.
+ Báo cáo sử dụng hóa đơn.
+ Các loại phiếu thu – chi, phiếu hạch toán công nợ.
+ Đối với hóa đơn đầu ra liên xanh thì sắp sắp trước + phiếu thu tiền hoặc phiếu công nợ hạch toán.
+ Còn với hóa đơn đầu vào thì sắp sau + phiếu chi tiền hoặc phiếu công nợ hạch toán + phiếu nhập kho.
+ Giấy thông báo phát hành hóa đơn
+ Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của từng tháng kẹp cuối tập chứng từ
- Bảng tổng hợp công nợ:
+ Bìa ngoài màu xanh chuyên dùng.
+ Bảng tổng hợp công nợ
+ Sổ chi tiết công nợ: Phải in từ tháng 01 đến tháng 12
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, hàng hóa:
+ Bìa xanh chuyên dùng.
+ Nếu phát sinh ít các nghiệp vụ thì in một bảng kê nhập xuất tồn từ tháng 1 đến tháng 12 năm tài chính + sổ chi tiết nguyên vật liệu, hàng hóa
+ Phát sinh nhiều nghiệp vụ thì in tổng hợp xuất nhập tồn từ tháng 1 đến tháng 12 thành 01 cuốn hoặc nhiều cuốn sao cho hợp lý
+ Ịn sổ chi tiết nguyên vật liệu, hàng hóa thành nhiều cuốn
- Sổ tiền gửi ngân hàng:
+ Bìa xanh chuyên dùng.
+ Sao kê chi tiết ngân hàng.
- Sổ quỹ tiền mặt
+ Bìa xanh chuyên dùng.
+ In sổ quỹ tiền mặt từ tháng 1 đến tháng 12 đóng lại thành 1 quyển.
- Sổ Nhật Ký Chung:
+ Bìa xanh chuyên dùng.
+ In nhật ký chung từ tháng 1 đến tháng 12 đóng thành 1 quyển (nếu ít), nếu nhiều thì có thể chia làm nhiều quyển.
- Bảng Phân bổ khấu hao và phân bổ chi phí trả trước:
+ Bìa xanh chuyên dùng.
+ In Bảng khấu hao và phân bổ chi phí trả trước ngắn và dài hạn từ tháng 1 đến tháng 12.
- Báo cáo tài chính:
- Báo cáo tài chính bao gồm:
+ Bảng cân đối kế toán
+ Bảng cân đối tài khoản kế toán
+ Báo cáo về những kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp
+ Lưu chuyển tiền tệ.
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp gồm:
+ Phụ lục về Kết quả của các hoạt động sản xuất kinh doanh
+ Phụ lục về những chuyển lỗ ( nếu có)
+ Phụ lục về các ưu đãi thuế (nếu có).
- Tờ khai về những quyết toán thuế thu nhập của các cá nhân
+ Giấy xác nhận về việc nộp tờ khai qua mạng của doanh nghiệp qua tổng cục thuế.
- Phiếu xuất kho:
+ Bìa xanh chuyên dùng.
+ In toàn bộ Phiếu xuất kho từ tháng 1 đến tháng 12 đóng thành tập và đóng thành 1 quyển (nếu ít), chia làm nhiều quyển (nếu nhiều).
- Báo cáo thuế bằng excel cùng với những công tác chuẩn bị để hậu giải trình thanh tra thuế sau này:
- Hợp đồng:
+ Bìa xanh chuyên dùng: Hợp đồng ra + vào + hợp đồng lao động.
+ Lưu trữ toàn bộ các hợp đồng đầu vào của các nhà cung cấp lại thành 1 bìa còng hoặc Alco.
+ Lưu trữ toàn bộ các hợp đồng Bán ra của người mua lại thành 1 bìa còng hoặc Alco.
+ Lưu toàn bộ hợp đồng lao động đã ký với người lao động: ký tá đầy đủ, phụ lục hợp đồng, quyết định tăng và giảm lương.
Các loại sổ sách kế toán cần phải giải trình thanh tra thuế
Với những thông tin hữu ích mà chúng tôi chia sẻ trên đây hi vọng sẽ giúp ích được cho bạn đọc. Nếu có bất kì thắc mắc nào thì bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để có thể nhận được sự tư vấn tốt nhất nhé. Chúc bạn luôn thành công nhé!
